يسعى الكثير منا إلى تحقيق أكبر قدر ممكن من الإنجازات في أقل وقت ممكن، سواء في العمل أو في حياتنا الشخصية.
من منا لا يريد أن ينجز في ساعات قليلة ما كان يستغرق نصف يوم؟ في الواقع، هذا ممكن إذا ركزنا وقللنا من المشتتات.
فوفقًا لإحدى الدراسات، فإن الرؤساء التنفيذيين الذين يفوضون أعمالهم يحققون إيرادات أكثر بنسبة 33% من الرؤساء التنفيذيين الأقل مهارة في التفويض.
عشر نصائح فعالة للعمل بذكاء أكثر وليس بجهد أكبر.
1- المزيد من التفويض
إتقان فن التفويض مهارة مهمة. قد يكون هذا الأمر صعبًا إذا كنت مهووسًا بالسيطرة أو مهووسًا بالكمال أو مديرًا دقيقًا.
المهم هو أن تفهم أن التفويض يزيد من الإنتاجية.
2- ركز على الأعمال ذات التأثير الكبير
ربما تكون لديك قائمة مهام طويلة. ولكن بدلاً من محاولة إنجاز كل شيء أو الرد على كل بريد إلكتروني، ركز على المهام التي سيكون لها أكبر تأثير على المدى الطويل.
اعمل بشكل أكثر ذكاءً من خلال التركيز على ما هو أكثر أهمية لأداء وظيفتك ونجاح شركتك.
3- اعرف متى يحين وقت التخلي عن العمل
قد يبدو الأمر بديهيًا، ولكن من المهم أن تعرف متى تغلق جهاز الكمبيوتر الخاص بك.
قد يستغرق الأمر نصف ساعة لقراءة نفس الجملة مراراً وتكراراً أو لكتابة رسالة بريد إلكتروني بسيطة.
قد يكون من المغري أن تعمل حتى وقت متأخر من الليل، ولكنك ستنجز المزيد من الأعمال على المدى الطويل إذا توقفت عن العمل واستأنفت العمل في اليوم التالي.
4- تجميع الأنشطة
الفكرة وراء هذه الاستراتيجية هي تجميع المهام معًا لتحسين الإنتاجية.
على سبيل المثال، بدلاً من الرد على رسائل البريد الإلكتروني عند ورودها، خصص وقتاً خلال اليوم للتحقق من رسائل البريد الإلكتروني والرد على الرسائل. يمكنك أيضًا تخصيص وقت للأنشطة التي تتطلب التفكير والتركيز، مثل البحث والكتابة والعصف الذهني.
يستغرق الأمر بعض الوقت لتطوير هذا الإيقاع. إذا كنت تبدأ هذه العملية وتوقفها باستمرار، فسوف تخسر الوقت في كل مرة تستأنف من حيث توقفت.
5- استخدم ساعة جسمك
هل سمعت من قبل بمقولة "التوقيت هو كل شيء"؟ سيؤثر الوقت من اليوم الذي تختاره لإكمال مهمة معينة على إنتاجيتك.
تختلف ساعة جسم كل شخص عن الآخر، لذا لا يمكن للجميع العمل وفق نفس الجدول الزمني، كما يقول دانيال بينك، مؤلف كتاب "متى: الأسرار العلمية للتوقيت المثالي". الذروة والحضيض والارتداد.
تُعد ساعات ما قبل الذروة وساعات الذروة (حوالي منتصف النهار) مثالية للعمل التحليلي لأنها الأوقات التي يكون فيها التركيز في أعلى مستوياته. أما أوقات اليوم التي يكون فيها التركيز في أدنى مستوياته فهي مثالية للتركيز على العمل الإبداعي.
6- قلل من قوائم المهام
إن بدء اليوم بقائمة مهام طويلة بشكل غير واقعي لا يقلل من الإنتاجية فحسب، بل يجعلك تشعر أيضًا بأنك على وشك الفشل. قائمة المهام الصغيرة أقل إرهاقًا وتسمح لك بإنجاز المهام.
ابدأ بالمهام الأكثر أهمية وقصر القائمة على ثلاثة إلى خمسة بنود.
وبهذه الطريقة، من المرجح أن تنجز المزيد من المهام وتتأكد من إنجاز المهام الثلاث الأولى.
7- لا تنتظر حتى يتم تحفيزك
يمكن تفسير إحدى أسهل الطرق للعمل بذكاء أكثر من خلال ظاهرة تسمى تأثير زيغارنيك.
ويتمثل تأثير زيجارنيك في أن الضغط النفسي ينشأ ويزداد الضغط النفسي والأولويات عندما لا يتم إنجاز المهام.
والشيء الوحيد الذي يقلل من هذا الضغط هو إكمال المهمة. عادة ما يكون الجزء الأكثر صعوبة في أي مشروع هو البداية. إذا تمكنت من البدء في التركيز على المشروع ولو لبضع دقائق، فإن رغبة الدماغ في إكماله تبدأ في الظهور.
في المرة القادمة التي تشعر فيها بالرغبة في تأجيل مهمة ما، ما عليك سوى اتخاذ الخطوة الأولى وستتبعها بقية الخطوات.
8- إدارة بيئتك
هناك طريقة أخرى للعمل بذكاء أكبر وهي تقليل المشتتات.
قم دائمًا بإخفاء هاتفك المحمول. فوفقًا لإحدى الدراسات، فإن وجود هاتفك المحمول بالقرب منك، حتى لو لم تكن تستخدمه، يمكن أن يقلل من أدائك بنسبة 20% مقارنةً بإخفائه.
يمكنك أيضًا استخدام تطبيقات مثل Rescuetime و Stay Focused و Freedom لحجب المواقع الإلكترونية المشتتة للانتباه والإنترنت تمامًا.
9- نظّم مكتبك
تنظيم مكتبك لا يساعدك على العمل بذكاء فحسب، بل إنه أفضل لصحتك أيضاً. وجدت دراسة أجراها باحثون في مركز الحياة اليومية للعائلات في جامعة كاليفورنيا في لوس أنجلوس وجود صلة مباشرة بين هرمون الكورتيزول المسبب للتوتر والفوضى.
نظم مكتبك عن طريق التخلص من الأوراق والقمامة وغيرها من الأشياء غير الضرورية.
كما تعتبر البرامج غير الضرورية على جهاز الكمبيوتر الخاص بك فوضى رقمية. نظّم المستندات في مجلدات واحذف الملفات غير الضرورية. وأخيراً، راجع صندوق الوارد الخاص بك وقم بأرشفة رسائل البريد الإلكتروني المهمة وركز على الأكثر أهمية.
10- اعمل في أجزاء مدتها 90 دقيقة
اكتشف ناثانيال كريتمان، وهو من أوائل الباحثين في مجال النوم، أننا نعمل في دورات تتراوح مدتها بين 90 و120 دقيقة تسمى "دورات النشاط الأساسي والراحة". وقد أظهر العلم أن الدماغ يعمل بأفضل أداء له بعد 90 دقيقة، وبعد هذا الوقت يتباطأ النشاط ونحتاج إلى استراحة لنعمل بأفضل أداء لنا مرة أخرى.
إن العمل خلال هذه الدورة يحافظ على عمل الدماغ بأقصى قدر من الكفاءة. إن العمل لمدة 90 إلى 120 دقيقة في المرة الواحدة ثم أخذ استراحة من 20 إلى 30 دقيقة يسمح للدماغ بالتركيز لفترة أطول، وتجنب التشتت والحفاظ على مستويات عالية من الطاقة.