إنها مشكلة شائعة للعديد من رواد الأعمال، خاصة فيما يتعلق بمراحل نمو أعمالهم. تشعر أن لديك الكثير من الأشياء التي يجب القيام بها، ولا تعرف من أين تبدأ - أو من أين ترسم الخط.
يمكن أن يؤدي ذلك إلى الشعور بالتوتر والإرهاق وحتى الشلل، مما قد يمنعك من اتخاذ أي إجراء على الإطلاق. قبل أن تعرف ذلك، يتباطأ نمو عملك أو حتى يتوقف تمامًا.
لذا فإن السؤال هو، كيف نتجنب هذا بأي ثمن؟ كيف نتعامل مع قوائم المهام الخاصة بنا عندما يكون كل شيء فيها مهمًا؟
هل نبدأ بالمهام المستحقة غدًا، أو المهام الأسرع في وضع علامة عليها في قوائمنا، أو تلك التي سيكون لها أكبر تأثير على أرباحنا النهائية؟
استمر في القراءة لمعرفة المزيد حول فوائد تحديد الأولويات وبعض النصائح لمساعدتك على تحقيق أقصى استفادة من وقتك.
لماذا يجب أن تعطي الأولوية ؟
قد يبدو تحديد الأولويات مثل الفطرة السليمة، ولكنه أمر حيوي لنجاحك كرائد أعمال. عندما تحدد الأولويات، فأنت تتخذ قرارًا واعيًا بشأن أفضل طريقة لاستخدام وقتك وطاقتك.
وهذا مهم لأن الوقت والطاقة هما من أثمن السلع التي تمتلكها كرجل أعمال. لديك فقط الكثير من الاثنين، ويجب عليك استخدامها بحكمة إذا كنت تريد النجاح.
هناك الكثير من الفوائد التي تأتي مع كونك صاحب أولوية فعال، بما في ذلك:
زيادة الإنتاجية
في حين أن بعض المهام قد تبدو مهمة، إلا أن عائدها على الاستثمار لا يبرر حقًا الجهد الذي تبذله عليها. عندما تحدد الأولويات بشكل فعال، فإنك تلتزم بمعالجة العناصر التي ستدفع الإبرة إلى الأمام لعملك.
عندما تكون مهامك الأكثر أهمية دائمًا على رأس قائمة مهامك، فإنك تتجنب خطر نفاد الوقت أو الطاقة العقلية في وقت لاحق من اليوم، ولن يسقط أي شيء على جانب الطريق.
إدارة أفضل للوقت
عندما تغامر في ريادة الأعمال، فإن إحدى أهم المهارات التي ستحتاجها لإتقانها للنجاح هي إدارة الوقت. وتصبح إدارة الوقت أسهل كثيرًا عندما تصبح أكثر إستراتيجية بشأن المهام التي تعمل عليها.
تقليل الإجهاد
إن رفاهيتك مهمة لنجاحك بقدر أهمية مقدار الربح الذي تجنيه. إذا سقط هذا الدومينو، يمكن أن يضعف معه كل شيء آخر. يمكن أن يأتي التوتر من العديد من الأماكن المختلفة، ولكن أحد أكبر المصادر هو وجود الكثير منه في طبقك.
وجدت دراسة حديثة حول رفاهية ريادة الأعمال أن عبء الدور - عندما تتجاوز متطلبات دورك وقتك وطاقتك وقدراتك على الوفاء بها - هو أحد الأسباب الرئيسية للتوتر في رواد الأعمال. ذكرت المزيد من الأبحاث حول تأثير الدور الزائد أنه يمكن أن يؤدي أيضًا إلى ردود فعل مثل القلق والاكتئاب.
هذا هو السبب في أن قائمة المهام التي لا تنتهي أبدًا هي وصفة لكارثة. عندما تحدد أولويات عملك، يمكنك تجنب إرهاق نفسك ومنع مستويات التوتر لديك من الارتفاع. وعندما تكون أقل توتراً، تكون أكثر إنتاجية.
جودة عمل أعلى
عادة ما تؤدي محاولة القيام بأشياء كثيرة في وقت واحد إلى نتائج دون المستوى. يمكن أن تتأثر جودة عملنا بشكل كبير عندما نتسابق دائمًا مع الزمن في محاولة لإنجاز كل شيء في الوقت المحدد. قد نجد أنفسنا نكتفي بعبارة "هذا سيفي بالغرض" بدلاً من شيء نفخر به. ليس ذلك فحسب، بل يمكن أن يؤدي التسرع أيضًا إلى حدوث المزيد من الأخطاء لأننا نركز بشكل أكبر على إنهاء المهمة بدلاً من الانتباه إلى الأخطاء.
إن إعطاء المهام الأكثر أهمية لديك الوقت والاهتمام الذي تستحقه يؤدي إلى تحسين جودة العمل بشكل عام، الأمر الذي سيأخذ عملك إلى أبعد من ذلك.
ست خطوات لترتيب أولويات عملك بنجاح
هل تجد صعوبة في البقاء على اطلاع بكل شيء في عملك مع تخصيص الوقت لما هو مهم؟ يمكن أن تكون إدارة وقتك وتحديد أولويات مهامك تحديًا حقيقيًا، ولكن يمكن أن تساعدك هذه النصائح على البدء.
خذ وقتك للتخطيط
بصفتك رئيسًا لنشاطك التجاري مع العديد من المسؤوليات المختلفة لإدارتها، فمن المحتمل أن تضطر غالبًا إلى "مواكبة التدفق" وقضاء اليوم كما يأتي. ولكن هذه هي الطريقة التي نقع بها في فخ الرد على كل مهمة جديدة أو طلب ينبثق، بغض النظر عن مدى أهميتها -أو ليست كذلك، كما هو الحال غالبًا- بدلاً من التركيز بشكل استباقي على المضي قدمًا في عملك.
الخطوة الأولى لتحديد الأولويات الفعال هي التأكد من أن لديك الوقت الكافي للقيام بذلك بشكل صحيح. يمكنك حتى تسمية هذا بأولويتك الأولى!
خصص 15 دقيقة في بداية كل يوم أو أسبوع لوضع خطتك لكيفية وضع وقتك وطاقتك على أفضل وجه.
افهم أهدافك
في كتاب ستيفن آر كوفي " العادات السبع للأشخاص ذوي الفعالية العالية"، يصف أهمية "البدء بالنهاية".
كتب: "أن تبدأ مع وضع النهاية في الاعتبار يعني أن تبدأ بفهم واضح لوجهتك". "من السهل للغاية الوقوع في فخ النشاط، في انشغال الحياة، والعمل بجدية أكبر لتسلق سلم النجاح فقط لاكتشاف أنه يميل على الجدار الخطأ ... إذا كان السلم لا يميل على الجدار الصحيح، كل خطوة نتخذها توصلنا إلى المكان الخطأ بشكل أسرع. "
اسأل نفسك، ما الذي تعمل عليه حقًا؟ ماذا تريد ان تحقق؟
كما يقول المثل، "روما لم تُبن في يوم واحد"، لكن الإدراك الواضح والفهم لأهدافك سيجعل من السهل تحديد المهام والمشاريع المحددة التي ستساعدك على تحقيق ذلك الهدف.
تجميع قائمة المهام الرئيسية
لتحديد الأولويات بشكل فعال، تحتاج إلى فهم النطاق الكامل لكل ما يجب القيام به. ابدأ بكتابة جميع المهام والمشاريع والالتزامات التي لديك، كبيرة وصغيرة.
إن كيفية إنشاء هذه القائمة وتخزينها أمر متروك لك تمامًا. سواء كانت قائمة مادية على الورق أو كنت تفضل تطبيقًا رقميًا على هاتفك، فإن المهم هو سهولة الوصول إلى قائمتك.
عاجل مقابل هام
بمجرد كتابة كل شيء في قائمتك الرئيسية، حان الوقت لتقسيمها إلى أربع فئات:
- عاجل ومهم
- مهم، ولكن ليس عاجلاً
- عاجل لكن غير مهم
- ليست عاجلة وليست مهمة
يجب التعامل مع المهام في الفئة 1 أولاً، لتجنب تفويت المواعيد النهائية والحفاظ على الزخم نحو أهدافك. بعد ذلك يمكنك الانتقال إلى الفئة 2. عادةً ما يكون تأجيل هذه المهام أمرًا سهلاً، ولكنها توفر الكثير من القيمة عند الانتهاء منها، لذلك من المفيد وضعها في الطرف الأعلى من قائمة مهامك. أهدف إلى الابتعاد عن الأعمال غير المهمة وغير العاجلة قدر الإمكان - إن لم يكن بالكامل.
ولكن ماذا يحدث عندما لا تزال لديك قائمة طويلة من المهام في فئة "العاجلة والمهمة" الخاصة بك وتشعر وكأنك في المربع الأول؟
ما عليك سوى تكرار العملية بطريقة مماثلة، وتقييم كل مهمة بناءً على مدى اقتراب الموعد النهائي وما ستكسبه من إكماله. إذا كان لديك، على سبيل المثال، عشر مهام في هذه الفئة، فقم بتسجيلها من 1 إلى 10. سترى قريبًا ترتيبًا واضحًا لأفضل طريقة للتعامل مع هذه القائمة.
وماذا يحدث للمهام الأقل أهمية، ولكنها لا تزال ضرورية في الفئة 3، أسمعك تتساءل؟
أتمتة أو تفويض
بصفتك صاحب عمل مزدحم، لا يمكنك أن تفعل كل شيء بنفسك. الأتمتة والتفويض طريقتان من أفضل الطرق للسماح لك بالتركيز على ما هو أكثر أهمية. تعتبر المهام التي تستغرق وقتًا طويلاً أو متكررة من المرشحين الأساسيين للأتمتة أو التفويض.
بينما لا يمكنك أتمتة كل شيء في عملك، فإن أتمتة مهام معينة يمكن أن تجعلها أكثر كفاءة. أحد الأمثلة على ذلك هو تتبع الطلب. يمكن لبرنامج الحاسوب أن يتتبع بسهولة وقت تقديم الطلبات وإرسالها وتسليمها وما إلى ذلك. هذا يلغي الحاجة إلى إدخال هذه المعلومات يدويًا في جدول بيانات بنفسك، مما يجعل العملية أبسط وأكثر كفاءة.
وكصاحب عمل، فإن القدرة على التفويض هي مهارة حاسمة. لقد أحدث الإنترنت ثورة في طريقة عملنا وفتح عالمًا جديدًا بالكامل من الخيارات للحصول على المساعدة في المهام التي لا ينبغي عليك القيام بها بنفسك. يمكنك تعيين مساعد افتراضي لأشياء مثل العمل الإداري أو إدارة حسابات الوسائط الاجتماعية الخاصة بك، أو يمكنك الاستعانة بمصادر خارجية للعمل الإبداعي لحساب مستقل، على سبيل المثال.
أيًا كان ما تختاره لتفريغه من صحنك، فستوفر وقتًا وطاقة ثمينين للمهام الأكثر أهمية والتي ستدفع عملك إلى الأمام.
تجنب الإلهاءات
عندما لا تكون المهام في قائمتك صعبة بشكل خاص، فمن السهل أن تتصفحها بسهولة. ولكن بغض النظر عن مدى أهميتها، إذا شعرت المهمة بأنها مرهقة للغاية من الناحية الذهنية، فإن ميلنا الطبيعي هو أن نسلك الطريق الأقل مقاومة. على الرغم من أنه أمر محبط بالتأكيد عندما نشعر أننا لم نكن منتجين كما ينبغي، إلا أن الحقيقة هي أن البشر يستمتعون سراً بمشتتات الانتباه. إنها تنقذنا من المهام الصعبة أو المشاكل المعقدة التي يجب أن ننفق طاقتنا العقلية عليها.
تأتي عوامل التشتيت في أشكال مختلفة، سواء أكان طلبًا مخصصًا من زميل، أو بريدًا إلكترونيًا جديدًا في بريدك الوارد، أو إشعارًا على صفحة وسائل التواصل الاجتماعي الخاصة بشركتك. قد نشعر وكأننا نحقق شيئًا ما، ولكن في كل مرة يحدث هذا، فإننا نحول الوقت والطاقة والتركيز بعيدًا عن تقدم هدفنا.
خصص وقتًا في جدولك لتكريسه فقط لإنجاز أهم أعمالك. ضع في اعتبارك تحمل مسؤوليات إضافية، واسأل نفسك دائمًا ما إذا كان هذا هو أفضل استخدام لوقتك. لا تقبل الطلب إلا إذا كان يقع في نطاق مسؤوليتك وكان لديك الوقت المتاح. خلاف ذلك، لا بأس من الرفض بأدب وتقديم حل بديل. هناك أيضًا مجموعة واسعة من الأدوات التقنية لمساعدتك على البقاء على المسار الصحيح. على سبيل المثال، يعرض ملحق Chrome Momentum تركيزك على اليوم في كل مرة تفتح فيها علامة تبويب متصفح جديدة، ويسمح لك امتداد Stay Focused بحظر أو تعيين حد لمقدار الوقت الذي يمكنك أن تقضيه في تشتيت انتباهك على مواقع الويب.